Gestão de Pessoas - Como definir prioridades | RH Academy

Opa, olha, eu sou o Leisandro, esse é mais um vídeo aqui na HKDME e você sabia que a dificuldade em decidir ou definir prioridades são um dos grandes problemas enfrentados por pessoas e empresas ao redor do mundo todo. Só para você ter uma ideia e cerca de 42% dos projetos, eles não são concluídos no prazo, simplesmente por dificuldades em definir na definição das prioridades ao longo desse projeto. E esse é um dado publicado pelo Project Management Institute no relatório Pulse Offprofessional do ano de 2020. Então se você quer saber como você pode definir prioridades na maneira correta, eu sugiro que você assista esse vídeo até o final, tá bem?

Bom, antes da gente começar a ideia aqui é que a gente tem, claro, tem o entendimento de que existem muitas abordagens para a gente tomar decisões de negócios, decisões em empresas ou decisões de projetos. Existem muitos métodos que ajudam a fazer isso e existe todo aí um conjunto de técnicas, analíticas, complexas, detalhamentos que vão te ajudar a tomar boas decisões ou priorizar tarefas aí no seu projeto nas suas atividades do dia a dia, tá bem? Porque eu quero te mostrar nesse vídeo de hoje aqui, é algo um pouquinho diferente, mais simples e mais prático, tá? Não estou dizendo pra você não estudar aos outros materiais ou não conhecer outras técnicas e métodos.

O ponto é que eu acho que esse vídeo aqui lecério quase como um ponto de partida, pra você já aplicar, já resolver problemas reais aí, na sua empresa, na sua realidade de trabalho e mediatamente, tá bem? Não pra gente começar a entender, deve estar aparecendo pra você aí na tela, vamos tentar imaginar aí um eixo x, ou seja, um eixo vertical, e um eixo y, ou seja, um eixo horizontal. E aí, esse eixo aqui a gente vai dividir entre quatro quadrantes, tá bom? E o que a gente vai levar pra, levar em conta aliás, pra classificar quais atividades a gente começa fazendo primeiro, é o benefício que essa atividade traz, deve estar aparecendo pra você aí na tela, ou seja, o que que eu ganho, tá?

O que que isso traz o benefício diretamente pra mim? E você pode utilizar esse princípio, esse racional aí pra você, pessoa física, vamos chamar assim, ou pro seu setor, ou pro seu negócio, ou seja, o que essa atividade vai trazer de benefícios pra mim em preta, tá? Quando a gente entender isso, nós vamos ser capazes de classificar entre baixo o benefício, ou seja, pouco, benefício, e um alto benefício, tá? Então a gente tem um eixo mais e menos, tá bom?

No eixo horizontal, ou no eixo y, a gente vai começar, vai imaginar, né, tentar classificar as atividades que nós temos que fazer, entermos do esforço que a gente precisa despreender pra realizar essa atividade. Então a gente tem algumas atividades que tem um baixo esforço e algumas atividades que vão ter um alto esforço, tá? Aqui no esforço, são parentes, não vamos entender esforço apenas como força física, ou energia mental que a gente precisa colocar na realização de uma tarefa. Vamos tentar entender esforço como a quantidade de recurso, por exemplo, que eu tenho que disponibilizar quanto dinheiro eu tenho que colocar nesse projeto ou nessa atividade.

Quantas pessoas eu preciso envolver pra que isso se torne uma realidade, pra que isso aconteça de fato aquilo que eu quero que aconteça, tá? E o benefício é esse racional, qual o esforço, né, investimento, dinheiro, tempo, pessoas, versos do benefício que eu recebo, tá bem? Então quando a gente entende isso, nós começamos a entender como que a gente pode alocar ou definir as prioridades do que a gente vai fazer antes, tá? E a primeira coisa que a gente precisa levar em consideração aqui, deve estar parecendo pra você aí também, são aquelas atividades ou aqueles projetos que a gente classifica como vitórias rápidas, por isso que tá em verdinho aí, tá?

Ou seja, isso aí faz o quanto antes, tá? Que são atividades projetos, enfim, ações onde você tem um baixo esforço. Tá? E você tem um alto benefício.

É aquela coisa assim que, sim, não tem razão pra não fazer, tá? Então, baixo esforço e alto benefício. Essas ações, essas atividades, elas têm a característica de que elas criam um valor e elas promovem grandes mudanças num curto espaço de tempo. Por isso, vitórias rápidas, tá?

O que o seu cliente vai perceber como uma grande mudança e um grande diferencial da sua empresa, do seu produto ou do seu serviço? E que você pode colocar em prática com um baixíssimo esforço? Esse é um exemplo de uma vitória rápida. O que as pessoas que trabalham pra você aí na sua empresa percebem como há uma grande mudança ou uma grande melhoria e que você, na sua classificação, entende que se você fizer isso, não vai te custar muito dinheiro ou não vai te tomar muito tempo.

Esse é um exemplo de uma vitória rápida, tá? Então, isso aqui são normalmente as coisas que a gente precisa fazer primeiro, tá? Então, se você puder priorizar esse tipo de ação de atividade, melhor, seja aí começar a ir em geral a valor, começar a implementar mudanças com mais rápido possível. Certo?

O passo seguinte são aquelas atividades que elas têm um baixo benefício e um baixo esforço, ou seja, eu faço, visto pouco, mas ganho pouco também, tá? Normalmente, aqui essas atividades elas são entendidas como algumas atividades críticas, tá? Então, um baixo esforço, baixo benefício. Aqui vale a pena você levar em consideração e focar só naquelas ações, só naquelas atividades, que elas são passos críticos pra ações posteriores.

Ou seja, se você tem alguma atividade aqui, que ela tem um baixo esforço e um baixo benefício, mas ela não tem ligação nenhuma, como por exemplo, uma vitória rápida, ou aparentemente não impede ou não evita que você tenha uma melhor de produção significativa, ou evite riscos, vamos chamar assim, talvez vale a pena você deixar de lado, tá? Ela não é tão crítica assim, tá? Então, aqui vale a pena ser considerar aquelas atividades realmente críticas que elas te levam a algum lugar, embora no imediato, no tempo agora, ou daqui na tarde, uma semana ela não vai te trazer grandes benefícios, tá bom? Então, a ideia é mais ou menos essa pra te ajudar a priorizar essas tarefas, tá?

Então, essa aqui seria o passo 2, tá bom? Já, no passo 3 aí, pra te ajudar a entender melhor essa ferramenta e esse racional, nós temos aquelas ações, aquelas atividades onde você tem um alto esforço, mas também você tem um alto benefício, ou seja, você tem que investir muito tempo, muito dinheiro, muita gente, muito estudo, muito esforço físico, às vezes muito esforço mental, mas você sabe que quando essas atividades, essas ações elas estiverem concluídas, você vai ter um grande benefício. Normalmente aqui é você ser lá, abrir uma filhada, iniciar um novo segmento, partir para o desenvolvimento, para o teste de um novo produto ou de um novo serviço, veja, em volta bastante esforço, bastante investimento, mas pode trazer um grande benefício. Essas atividades aqui, elas têm a característica de motivar, ou seja, eu vou conseguir isso aqui para que isso é lá, ano que vem eu daqui 2 anos eu esteja nesse patamar na minha carreira, esteja nesse patamar na minha empresa, veja só, você está planejando lá para um futuro relativamente distante, essas atividades elas têm a característica de motivar gente, que é estar envolvido, nós queremos estar em movimento, mas elas vão causar um impacto positivo no longo prazo.

Então o ponto aqui é que você vai precisar planejar muito bem essas atividades, essas ações. Caso contrário, por mais que você, elas estejam classificadas aqui como um alto esforço e alto benefício, se elas não forem bem planejadas, você pode investir em um esforço, investir recurso, investir dinheiro, tempo e gente, em algo que não necessariamente vai te trazer um bom benefício, você não vai conseguir dividir isso numa linha do tempo e aqui que normalmente acontecem os problemas aí de atraso de projeto, prejuízo, problema, com fuzão. Então aqui vale muito a pena você planejar bem, tomar boas decisões. E olha só que interessante, quando você chega nesse patamar dessa atividade, você pode utilizar as etapas anteriores para classificar as atividades na sequência e te ajudar a decidir se o que você tem planejado, que você está vislumbrando num longo prazo, como um alto esforço e alto benefício, o que dessas ações você pode trazer para vitórias rápidas, pontos críticos, ou seja, tem que fazer, eu devo fazer para alcançar o benefício na sequência e aí você vai começando a colocar esse racional para essas quatro categorias para funcionar seu favor.

E por último, e não menos importante, pelo contrário, então importante quanto todas as outras aqui são aquelas atividades ou aquelas ações, aqueles projetos que você deve evitar. E a característica dessas atividades, ações que você deve evitar são atividades que têm um alto esforço, você tem que investir tempo, dinheiro e gente, e assim muita coisa, mas elas não te trazem em benefício nenhum, então elas não vão te ajudar em nada. A característica, o que você deve fazer aí, é evitar essas atividades e elas têm a característica normalmente não ajudar em nada, elas não geram valor, elas não promovem mudança, elas não melhoram a satisfação dos seus clientes, dos seus funcionários, das pessoas que trabalham ainda na sua empresa, isso é que só perda de tempo, no fim das contas e desgaste, porque fazemos envolve, coloca as coisas para acontecer, mas no fim, recebe um pouquinho, um retorno muito pequeno. Então sempre que possível, evite essas ações.

Há menos que, aí tem um parênteses aqui, porque não há uma regra única e definitiva, mas há menos que você se depare com uma atividade ou com uma situação em que você percebe que eu tenho um esforço muito grande para realizar isso, para realizar essa atividade, essa ação. Eu sei que essa ação não vai me trazer um grande benefício, ela tem um benefício pequeno, um benefício baixo, mas você só deve fazer essa ação desde que elas sejam um ponto, um passo crítico para atilivar na direção ou de uma vitória rápida, mas aí já não seria a vitória rápida, né, mas que ela possa atilivar na direção de algo que vai te trazer um benefício maior com um esforço maior. Então sempre que possível dar uma olhada para dar uma pensada quando você se depara com essas atividades, e realmente se esforça para tomar uma decisão do sentido. Será que eu devo fazer isso aqui ou não devo, né?

Essas atividades que estão aqui no campo em vermelho que você deve evitar. Por que, se você se depara com algo que você tem que fazer, mesmo sabendo que a esforço grande o benefício baixo vai fácil, porque ela é um ponto crítico, ela é um passo importante para um novo patamar. Se você realmente percebe que essa ação, que essa atividade, ela tem um autosforço e um baixíssimo benefício a não sair para nada, não contribui na sua linha do tempo aí, realmente eu recomendo que você evite essa ação aí, porque você vai ter uma qualidade de vida melhor e maior, tá bom? Então, a ideia basicamente é essa, certo?

Bom, chegamos ao fim desse breve vídeo aqui no RH Academy. Espero que você tenha gostado desse conteúdo. Sempre é bom você deixar o seu comentário aqui embaixo para saber se você está se interessante, se você achou legal, se você gostou do que você viu aqui. E eu te vejo num próximo vídeo, num próximo conteúdo aqui no YouTube do RH Academy, tá bom?

E antes da gente de ser raiz esse vídeo, eu gostaria de convidar para acessar o RH Academy.com.br, conhecer as soluções presenciais online e ao vivo aí para a sua empresa, e também conhecer a nossa nova plataforma própria de educação online. Ela já está no ar a partir de hoje, vai ter toda uma comunicação específica para tratar da plataforma de educação online do RH Academy. Você já pode começar a interagir lá, tem muita coisa legal, qualificações, certificações, formações online gravadas e ao vivo interação direto comigo. Acho que vale a pena você acessar lá e conhecer o edu.rghadm.com.br.

que é a nossa plataforma de educação corporativa e individual, a formação pessoal. Certo? Foi um prazer ter você aqui. E realmente espero que você tenha gostado.

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Tchau.