Gestão de Pessoas - Como decidir quais tarefas delegar | RH Academy

Quer aprender como decidir quais tarefas legar na sua empresa para sua equipe? Se é resposta assim, é sobre isso que a gente vai falar nesse vídeo de hoje. Olá, eu me chamo Leessandra, esse é mais um vídeo aqui na HKDME. E nesse vídeo quero te ajudar a entender melhor como você pode delegar, especificamente te ajudando a decidir quais tarefas você pode ou você deve delegar.

Aí, para as pessoas da sua equipe, para as pessoas da sua empresa. Beleza? Bom, como é de prache, como você já sabe, é muito importante que você se inscreva aqui no canal, deixe seu gostei, ative as notificações. Coloco um comentário aqui para saber se você está gostando do conteúdo que a gente está produzindo aqui na HKDME.

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O que a gente vai ver nesse vídeo? Primeiro, a gente vai precisar entender o que é delegação de tarefas. Vou te explicar isso. Segundo, vou te explicar, vou para não se apresentar algumas razões, por que delegar tarefas é importante.

Então, a gente vai entender isso aí também. Depois, a gente vai falar um pouquinho, porque ocorrem erros na delegação de tarefas. Importante, a gente saber disso também. E por fim, eu vou te ajudar a decidir como você pode escolher o que você pode decidir, o que delegar para as pessoas aí, que trabalham na sua empresa.

Então, esse vídeo foi pensado aí para você que é empresário, para você que é empreendedor, para você que é gestor, para você que é líder dentro de uma empresa. Beleza? Então, vamos lá. Bom, o que é a delegação de tarefas?

A primeira pergunta que a gente precisa responder. Para a gente responder essa pergunta, a gente precisa entender o que é uma tarefa. E o que é uma tarefa? Uma tarefa nada mais é do que uma atividade, ou uma parte de um processo de trabalho que precisa ser feito.

E esse trabalho que precisa ser feito, esse resultado que essa tarefa gera, normalmente, ele vai levar para algo maior, ou que faz parte de um projeto maior. E sendo como assim? Vamos pensar o seguinte. Igualgo maior da sua empresa, eu quero al dobrar o meu mercado de atuação.

Dobra o meu número de clientes. Esse é o algo maior. A tarefa menor é a menor parte dessa grande tarefa, desse grande objetivo dobrar o número de clientes. Talvez esteja em instalar um sistema de CRM.

Talvez seja usar os dados desse CRM para contatar clientes. Talvez seja contratar uma pessoa para colocar em prática a estratégia de marketing da sua empresa. Veja que são tarefas pequenas. O CRM operar o marketing da sua empresa, entrar em contato com os clientes, atender clientes.

Isso tudo são pequenas tarefas que fazem parte de um projeto maior. Cada uma dessas atividades que levam para um objetivo maior, a gente vai chamar aqui nesse vídeo de tarefa. Legal, a gente já entendeu que é uma tarefa. Vamos adianta.

Agora o que é a delegação? O delegação, pensa comigo. Imagina que você tem várias coisas para fazer no seu dia. Várias tarefas, vários deveres, várias responsabilidades, ou ainda.

Você tem vários poderes dentro da sua empresa. Vou me entender o poder como você pode. Você pode contratar pessoas. Você pode emitir.

Você pode decidir qual vai ser o orçamento que vai ser alocado em cada área para cada projeto. Então, são poderes. Quando você decide de legal alguma coisa, você basicamente vai escolher estes itens que você tem para fazer as tarefas, seus deveres, responsabilidades ou poderes. Você vai fazer, você vai fazer com que esses poderes tarefas deveres, responsabilidades, que estão com você, contigo.

Eles sejam repassados para outra pessoa que não é você. A partir desse momento, essa pessoa passa a ser responsável por realizar essa tarefa, por realizar atividade, por exercitar, ou exercir, ou poder que você delegou, que você transmitiu para essa pessoa, ou responder, responsablemente por um resultado esperado, um resultado desejado. Então, basicamente que você está fazendo quando você delegar algo para alguém, é, digamos, vamos chamar assim, dando a possibilidade para que essa pessoa, que recebeu a tarefa que você delegou, aja, tome ações, tome decisões, sem seu nome. Então, vamos lá.

Delegar tarefas, basicamente, é decidir o que você vai delegar, porque você vai delegar, como você vai delegar, quando você vai delegar, para quem você vai delegar, e onde esse algo delegado deve acontecer e ser feito por outra pessoa. Então, a tarefa tarefa é isso aí. A gente já entendeu, isso vamos dar mais um passinho para frente. Por que que delegar tarefa é importante?

A gente já entendeu alguma coisa a partir da definição do que é a tarefa tarefa. Mas vamos aprofundar isso um pouco mais. Como empresário, como empreendedor, como líder, como gestor, delegar é importante porque você simplesmente não pode e também acha que não o deva fazer tudo sozinho. E por que você não deve ou não pode fazer tudo sozinho?

Porque, a medida que sua empresa vai crescendo, seu seu teu seu seu seu seu seu seu seu seu responsabilidades vão crescendo, a gente tem um limitador aí. Que são as nossas horas no dia. Todo mundo, todo mundo você, eu, qualquer pessoa, tem 24 horas por dia. Ou seja, nós temos uma capacidade limitada de executar tarefas.

Então, quanto mais tarefas você tem para fazer, menos tempo você tem para cada tarefa, e talvez você pode ter um problema de qualidade, o problema de prazos por conta disso. Então, esse é a primeira razão aí de por que é importante delegar tarefas? Outra razão importante, que vale a pena você pensar sobre isso, é que quando você delegar tarefas, você também está capacitando a sua equipe. Você está ensinando, você está treinando, você está desenrovendo as pessoas da sua empresa, está criando confiança, porque como a gente viu na definição anterior de delegação de tarefas, você está dizendo que essa pessoa pode agir em seu nome, e você também está auxilhando essas pessoas a crescer aí.

Então, você vai criando um corpo, vamos chamar assim, a musculatura e na sua empresa. Além disso, um outro benefício aí para você, enquanto empresário, preneador, líder, digestor, é que você vai começar a aprender a identificar quem são as pessoas mais adequadas para realizar os diferentes tipos de atividades, de tarefas, projetos, ou terem os diferentes tipos de responsabilidade, que a sua empresa precisa que essas pessoas tenha. Então, você tem aí, pelo menos, três boas razões para você delegar tarefas na sua empresa, tá bom? Agora vamos lá, ou por que ocorrem problemas na delegação de tarefas?

A gente precisa entender isso também para não cometer esses erros, aí são errinhos. Então, o que a gente viu até agora aqui, é que benefícios da delegação de tarefas, eles são óbvios, a gente já sabe disso, eles são vários benefícios, muitos empresários, empredadores, gestores, apesar desses benefícios, ainda não conseguem delegar de uma maneira eficaz. Ainda delegam, não tem os resultados que querem, pegam as atividades de volta para fazer, aí ficam mais sobre carregados ainda. Bom, a realidade é que existem alguns mitos e alguns equipos da delegação de tarefas, tá?

E sobre como delegar pode ter um efeito ou não. Então, eu vou te apresentar aqui, pelo menos, três desses erros, três desses mitos aí para você ficar mais atento aí, tá? O erro número um é que esses empresários, esses dois, tá? Acham que delegar a tarefa simplesmente repassar o trabalho para outra pessoa.

Eu te por cima, toma aqui que o filho é teu e falou, valeu, não preciso mais preocupar com isso. Errado, né? Delegar é diferente de largar. Então, quando você, ó, agora tá contigo, isso aqui, você largou a tarefa, né?

Você não delegou, você delargou, colocou para a pessoa que se vire. Então, esse é um erro muito comum. Então, acho que repassou o trabalho, as coisas simplesmente tão resolvidas. Segundo erro.

Esses empresários, empreendedores, tudo mais, eles acham que eles podem fazer o trabalho melhor do que a pessoa que eles contrataram para fazer esse trabalho. E aí, tem um erro. Dois erros, eu vejo aliás dois problemas que eu vejo dessa desipensamento. Sim, você acha que você consegue fazer o trabalho melhor do que a pessoa que você contratou para fazer o trabalho que ela deve fazer?

Você não deveria ter contratado essa pessoa em um primeiro momento, né? É razoável, a gente afirma isso. Então, eu já tenho um erro aí, já tenho um problema aí, porque se aumentou o custo da sua empresa, sem antes ter um pensamento, assim, uma decisão racional do por que contratar. Então, tem esse problema.

Segundo problema é que, talvez, você não faça o trabalho tão bem quanto você acha. E aí, a importância de você delegar, pelo menos, ia acompanhando para saber se a pessoa que você está delegando a tarefa, consegue fazer o trabalho no mesmo nível, no nível aceitável, ou ainda até melhor do que você. Então, esse é um outro ponto aí que está muito mais na sua cabeça, enquanto o gestor aí é donde a empresa. E o terceiro item, hein, é que eles acham que, quando eu vou delegar uma tarefa, essa tarefa, a delegação vai demorar mais tempo do que fazer o trabalho.

Isso até pode acontecer, né? Porque vão partido o princípio de quem a pessoa que você contratou e para quem você vai delegar essa tarefa, não sabe fazer a tarefa que você sabe. Então, você vai precisar investir um tempo aí, para treinar essa pessoa, para instruir, para acompanhar isso, não curto prazo, pode levar mais tempo do que simplesmente você sentar e fazer a tarefa. A questão é que, se você não repassar, se você não delegar essa tarefa, você vai sempre ter que fazer a tarefa.

Quando você repassa, quando você delegar essa tarefa, apesar de num primeiro momento, no curto prazo, parecia que você está perdendo tempo no longo prazo, essa pessoa vai começar a aprender a fazer essas atividades, essas tarefas, e você não vai precisar mais fazer essas atividades ou essas tarefas. E aí, dentro das suas vinte e quatro horas, como a gente viu anteriormente, você vai ter mais tempo disponível, para aquilo que realmente importa, para a posição que você está dentro da organização. Então, esse é um racional, é um princípio que vale a pena você ficar de olho, e espero que eu tentei ajudado aqui que eu esse vídeo. Certo?

Bom, vamos lá então, né? Por que que ocorre em problemas na delegação de tarefas? Eu tenho aí duas opiniões baseadas em pesquisa científicas, e referência vai ter algum lugar aqui na tela pra você, mas acho que parte desse problema aí acontecem por duas razões, e que essas razões elevan esses gestores, empresários e tudo mais, até algum receio de delegatar a defesa. Uma das razões, e aqui é uma tradução livre, eu olhei lá ali o que eu entendi do termo utilizado no artigo científico, traduzi literalmente do que eu entendi.

E aí, estou apresentando ela pra você, pode ser que outras pessoas que leiam, ou mesmo estudo, com outros olhos, possam ter uma tradução diferente aí, só fazer esse parênteses aqui. Mas vamos lá. Primeira razão, né? O primeiro problema que pode ocorrer, é, vamos chamar assim, o que está descrito lá na literatura, né?

A fé no efeito da supervisão, a crença no efeito da supervisão. Por que que é isso? Basicamente, essa fé no efeito da supervisão, é quando as pessoas tendem a pensar que o trabalho realizado sob o controle de um supervisor, é melhor do que o trabalho realizado sem tanta supervisão. Então, tenta entender esse conceito aí, você, como dono de empresa, né?

Ou seja, a fé no efeito da supervisão faça o pode fazer melhor dizendo com que você dono de empresa, a empresária, o supervisor, gerente, acredite que o trabalho só vai sair bem feito se você estiver ali presente, supervisionando. Isso limita a sua capacidade de atuação, porque você não delega, você fica supervisionando, ou às vezes até microgerenciando as pessoas. Então é uma crença, é uma maneira de enxergar é um viés cognitivo, uma tendência que as pessoas têm de achar que isso está certo, isso está descrito lá na literatura científica. O outro item aí que pode gerar um problema na delegação, na delegação ampla de tarefas, vamos chamar assim, e aí, de novo, a tradução literal aqui, é o efeito de autoaprimoramento.

O que isso quer dizer? O efeito de autoaprimoramento, a gente pode entender como sendo a tendência que um gestor, um empresário tem, de atribuir uma avaliação maior pro resultado do trabalho gerado pelo fato de que ele estava junto envolvido na realização. Ou seja, olha só, a minha equipe está fazendo trabalho, eu estou lá junto com a minha equipe, operando, fazendo atividades, fazendo tarefas que em teoria não deveriam ser feitas por mim. Isso tudo vai produzir um resultado.

E esse gestor, ele vai olhar por ser esse resultado, sei lá, é nota 9, ou seja, efeito de autoaprimoramento. Ele acha que, pelo fato de ele estar junto ali, fazendo tarefas que não deveriam ser dele, esse resultado é melhor. Ou seja, essa nota que ele atribui o é melhor. Isso faz com que ele pense, não na próxima eu tenho que estar junto, na próxima eu tenho que estar junto, tem que estar junto, tem que estar junto, ele não delega tarefas.

Então, esses dois efeitos, o efeito da alheazafé, no efeito da supervisão, e o efeito do outro primeiro aumento, que se ele for colocar o gestor, não loopem, numa maneira de pensar e de agir, que faz com que ele não seja capaz de delegar tarefas, ele está sempre na operação. Do tipo assim, quem manda melhor face, não for eu ninguém sabe fazer. Isso aqui, se eu for passar pra alguém, vai demorar muito tempo. Então, a melhor eu fazer de uma vez, porque eu sei que vai acontecer agora, só que daqui, sei lá, uma semana vai acontecer de novo.

Daqui um mês vai acontecer de novo, de novo, de novo, de novo. E a pessoa não evolui. Então, aí, estou falando assim agora no campo, a pessoa não é a posição da gestão. Então, é interessante você entender isso, porque quando você entende isso, você tem esse conhecimento, você é capaz de aplicar ele pra gerar os resultados que você quer.

Mas vamos lá, né? Agora, chegamos na fase que interessa, Leessandro, como que eu decido, o que delegar? Bom, eu vou te apresentar em 5 items, tá? Que eles podem te ajudar a decidir que tarefas você pode delegar na sua rotina, enquanto o dono de empresa, aí, tudo mais que a gente já falou aqui, tá?

Vamos pensar assim, tarefas minúsculos. O que são tarefas minúsculos? Bom, são tarefas que são tão pequenas. Elas têm que ser feitas, mas elas são tão pequenas, que elas não geram tanto valor pra você.

Elas nem deveriam ser feitas por você, mas elas vão se acumulando na sua lista de tarefas. Então, é mais ou menos assim, é a... Sua caixa de meio. Você abre a caixa de meio, você é lá, 8 horas da manhã, tem 10 e meios.

As 9 da manhã tem 25 e meios, né? E tudo, todos eles com tarefas minúsculos que mais enxen o saco do que, de fato, resolvem problemas. Então, essas tarefas minúsculos que estão pequenas, assim, que você não deve fazer, você consegue delegar, tá? É importante que você possa delegar elas.

2. Tarefas tédiosas, seja, o que isso quer dizer, bom, tarefas que são relativamente simples, mas que não fazem o melhor uso do seu tempo como dono de empresa, como gestor de uma empresa. Por exemplo, confirir a formatação dos nomes de uma lista com 150 clientes. É uma tarefa tédiosa e uma tarefa simples, que basicamente você olhar todas as linhas de uma planeira de Excel e confirir a esse, o cliente, esse é o celular, o telefone, o indereço.

Cliente, o telefone, o indereço. Não tem que fazer isso, tá? Você consegue esse tarefas que você deve delegar. Outr-itin.

Tarefas demoradas. Olha, sandedarefas demoradas, ela é demorada, pode ser importante. Vamos separar isso aí, tá? Tarefas demoradas aqui, eu estou entendendo como tarefas que demoram muito tempo para fazer, mas que não exigem que você esteja presente em 80% do tempo para realizar essa tarefa.

Ou seja, ela é demorada, mas ela talvez não é tão importante a ponto de você precisar estar ali. Porque quando a gente faz isso, quando você faz esse exercício, exercitando e na contra-amão, vamos chamar assim do efeito, da fé, no efeito das perisão, que é o que a gente acabou de falar há pouco tempo atrás nesse vídeo, tá? Então, tarefas demoradas que não exigem que você esteja 80% do tempo presente para produzir o resultado desejado. Delegam essas tarefas.

Outra, número 4 aí. Tarefas ensináveis. Que que é isso? Bom, são tarefas que você executa, que podem parecer complicadas, mas que na sua avaliação você pode ensinar outras pessoas a fazer.

Ou seja, elas podem demorar um tempo um pouquinho maior para serem delegadas, mas são possíveis. Porque que elas podem demorar um pouco mais. Porque simplesmente, você não talvez não tenha pessoas que saibam fazer as tarefas, que, no nível, melhor assim, que você faz e no nível que você faz. Então, portanto, você vai precisar ensinar essas pessoas.

Você vai precisar treinar essas pessoas para que elas sejam capazes de fazer essas tarefas. E, número 5, por final, a minha avaliação mais importante aqui, mas são as tarefas que você pece. Então, aí façam o exercício e olha para as tarefas que você fez para os resultados que você teve e diz assim, que essa tarefa aqui foi uma porcaria. Eu sou ruim nessa tarefa.

Então, delega essa tarefa. Porque são essas tarefas que você não faz bem feito e que você, talvez até saiba que existem outras pessoas que possam fazer melhor do que você, com resultado, melhor, mas, por qualquer razão, essas tarefas se estão executando ainda. Então, delegas essas tarefas. Então, leva em consideração isso.

Agora, a gente já chegou aí quase no final do vídeo, mas eu tenho um bonus para você que me assistiu até aqui. Ou seja, são como decidiu que você não deve delegar. Então, importante quando decidiu que você precisa, é legal que você deve delegar o que você pode delegar, é saber o que você não pode delegar. Então, eu estou olhando aqui com os gráficos óculos, de quem está na posição de gestão, de quem está na posição de dono, de empresa.

Então, vou te passar algumas sugestões o que você não deve delegar. Primeiro, trabalhos confidenciais. Em algum nível, qualquer empresa vai ter alguns assuntos que eles não podem ser compartilhados com outras pessoas, são assuntos confidenciais. Por isso, talvez não seja a melhor maneira de você realizar esses assuntos, resolver esses assuntos delegando eles, porque eles são confidenciais.

Então, sugestão aqui, acho que não seja a melhor alternativa a delegar assuntos confidenciais. 2. Gestão de crise. Em algum momento, na sua empresa, na sua carreira, vai acontecer alguma crise.

E durante alguma crise, as decisões tomadas, assertivas rápidas, para evitar tendências desastroadas as futuras, elas devem ser tomadas de uma maneira incisiva, rápida. E nem sempre você consegue o tempo hábio disponível para delegar essas decisões durante uma crise. Então, durante uma crise, eu acho que não é a melhor alternativa você delegar algumas tarefas enquanto a crise está acontecendo. Se vai lá, trabalha, resolver, crise, minimiza os dados e alheja as minimiza os danos.

E depois, esse avaliu que pode ser delegado em caso uma futura crise ocorra. Mas, durante uma crise, acho que não vale a pena delegar essas tarefas. E tem, no meu 3, um trabalho muito específico. Então, eu sou uma tarefa que nunca foi realizada, nunca foi feita, caiu para você por qualquer razão.

Ela é tão específica que você começa a olhar aí e talvez você seja a única pessoa capaz de realizar essa tarefa. Então, por ser tão específico, acho que não é a melhor alternativa você delegar essa tarefa. Talvez a melhor alternativa seja você pedir auxílio a deixar mais especialistas aí na sua empresa para te ajudar a resolver esse problema. Mas não delegar completamente essa tarefa, porque ela é tão específica que pode ter um impacto tão grande no negócio, que é melhor não delegar.

Isso também não significa que você não possa reavaliar ela futuramente, para casa, ela ocorra de novo, você tem pessoas mais preparadas ou mais pessoas preparadas para te ajudar nessa tarefa específica. E, por fim, atividades que são exclusivas da sua posição. Ou seja, você está numa posição, você é dono da empresa, você tem atividade, atividades que só odou do dono da empresa, deve tomar. Seu decisão é só o dono deve tomar.

Então, você não pode delegar isso, tá? Porque está no seu campinho de jogo. Ah, você é um gerente, um gestor. Existem atividades, existem decisões que só estão no seu campinho de jogo.

É só você que deve fazer, só você que deve tomar, só você que deve operacionalizar essas decisões. Então, essas aí não delegam. Na minha avaliação, acho que não vale a pena delegar. Aí, a gente já começa a entender melhor o campo onde a gente tá para tomar, obviamente, uma melhor decisão.

E decidir saber com clareza, né? O quê? Delegar. E o quê?

Não. Delegar. Certo? Bom, queria agradecer a você que me assistiu até aqui.

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Beleza? Bom, era isso aí. Espero que você tenha curtido. Eu te vejo no próximo conteúdo até mais.

Tchau.